Kanban Board

POST-IT e Kanban

Siamo sponsorizzati da Scotch e 3M?

Ormai i post-it li producono molte aziende, è una questione di praticità e versatilità non di sponsor!

Molti mi chiedono se utilizzando così tanti post-it siamo sponsorizzati dalla Scotch o dalla 3M proprietaria del brand POST-IT. In realtà il tutto solo perché è uno strumento pratico, versatile, multi color e dimensioni. Una Kanban board può essere realizzata anche con fogli A4 e nastro adesivo di carta, quello che usano i pittori per intenderci.

Ho realizzato delle Kanban Board anche con il solo nastro di carta adesiva da pittori, ce ne sono di diversi colori e altezze e possono sostituirsi egregiamente, con quello fino faccio le linee verticali ed orizzontali, quelli più alti li uso per scrivere le attività, ed è proprio di queste che ora parleremo approfondendo qualche concetto già espresso.

La Kanban Board è una lavagna in cui vengono appesi dei post-it, nei quali ci sono delle scritte che tracciano l'attività, il responsabile e ogni altra informazione utile allo scopo. E' importante scrivere nei post-it con un pennarello a punta grossa, questo perché rende più leggibile e visibile, anche da lontano il post-it. Soprattutto scrivendo in stampatello, risulta leggibile da tutti. Il messaggio è per tutti coloro che sono coinvolti nel processo o attività che stiamo tracciando.

Spesso mi si dice che non è possibile! Perché la Kanban board è nella sala riunioni o in luoghi di passaggio dove clienti e fornitori passano e potrebbero carpire i vostri segreti lavorativi. Se da un lato questa oggettiva esigenza risultasse vera, ci sono vari stratagemmi e accorgimenti per rendere un post-it leggibile e decifrabile solo agli addetti ai lavori, tutti validi, tranne quello di scrivere in piccolo e senza dei "codici" decifrabili al team. In linea generale il contenuto dei post-it deve essere (almeno all'inizio nelle prime Kanban Board) semplice e immediato! Potremmo dire che l'attività tracciata nel post-it dovrebbe avere la caratteristica SMART di un obiettivo: Semplice, Misurabile, Appetibile, Riproducibile, Temporizzato.

I post-it vengono appesi e incollati nelle colonne (buffer) o nelle piscine (swimming line). Le colonne in una Kanban board sono, semplificando, di 3 macro tipologie TO DO, DOING e DONE. Ciascuna di queste può essere divisa a sua volta in più colonne o buffer, per esempio l'are TO DO viene suddivisa in Pull of Ideas e Committed (che approfondiremo in uno dei prossimi articoli). Il cuore pulsante della Kanban Board è la vasta macro area del DOING, questa è suddivisa in tante fasi quante sono importanti nel tracciare lo sviluppo o il processo di un obiettivo (prodotto o servizio) che viene raggiunto nell'area del DONE.

E' sempre il DONE che attira, trascina il DOING e non viceversa, questo è il vero motivo per cui il PULL system funziona, mentre il PUSH system presenta molti più problemi.

I post-it (alias Work Item) si muovono principalmente orizzontalmente nella board e nella rispettiva "piscina" di appartenenza (swimming line), a volte però possono entrare in altre piscine o in altre Kanban board (in questo caso si dice che il work item ha delle correlazioni esterne alla sua piscina principale). I post-it si possono muovere anche verticalmente nella colonna in cui si trovano, per esempio per fare in modo di individuare a colpo d'occhio, dando evidenza della posizione, alla priorità o ad altre attività che necessitano interventi esterni.

Una Kanban Board può essere organizzata in un unica piscina o più piscine parallele che generalmente visualizzano macro attività tra loro simili o coordinate dalla stessa persona. Le fasi delle attività in una piscina, potrebbero essere le medesime in piscine diverse. In pratica le varie funzioni aziendali, che siano R&S, commercializzazione, magazzino, produzione o amministrazione, hanno fasi di attività simili, da qui la grande versatilità del metodo, quindi in Kanban di uffici diversi potremmo trovare macro fasi e/o tipologie di colonne (buffer) similari. Per esempio che si lavori nella Ricerca e Sviluppo, o in Magazzino o in Produzione o Amministrazione o nella rete commerciale, tutte le attività hanno un INPUT, un'Analisi, una elaborazione e/o svolgimento, una conclusione OUTPUT, un analisi dei risultati e così via.

In Kanban i post-it servono per descrivere il passaggio delle attività nelle diverse fasi di lavorazione, tracciando per esempio: i tempi di inizio, i tempi di scadenza, il responsabile e altri parametri utili al raggiungimento dell'obiettivo.

All'inizio può sembrare una cosa complessa, in realtà è più semplice realizzare una Kanban che descriverla in via teorica. L'effetto o l'efficacia di questa pratica è indiscutibilmente rilevante: osservo meglio ciò che accade, evidenzio la realtà dei fatti mentre accadono e dei problemi, qualsiasi essi siano, evidenziandoli e condividendoli, le informazioni fluiscono nel sistema, si tiene traccia delle stesse e in caso di assenza di uno dei componenti del team di lavoro è più veloce l'allineamento, riesco poi a rielaborare le informazioni per sviluppare strategie, riflessioni, miglioramenti su dati oggettivi, riscontrabili e condivisi. La Kanban, grazie ai post-it, parla e fa emergere moltissimi spunti di riflessione e miglioramento che in gergo Kaizen diventano continui e incrementali.

La Kanban board, in ultima analisi, serve a condividere e tener traccia, rendere trasparenti i fatti, i problemi, i colli di bottiglia che accadono, e che spesso fanno innervosire o distogliere dalle attenzioni primarie: raggiungere l'obiettivo in modo più efficace, efficiente e riproducibile !

 


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