Kanban Board

La tua prima Kanban Board - da dove iniziare

Cos'è importante in una KANBAN board?

E' importante avere presenti tre cose: consapevolezza, "committed point" e visualizzazione

In alcuni precedenti articoli abbiamo condiviso alcune regole importanti per utilizzare al meglio la Kanban Board: in un precedente articolo abbiamo trattato di Post-it, pennarello, lavagna su cui appendere le informazioni che stiamo raccogliendo; in un altro delle piscine orizzontali in cui raccogliamo le informazioni, le colonne che ci distinguono le fasi delle attività e il risultato atteso.

In questo breve approfondimento cercheremo di evidenziare quanto sia importante "stare sul presente", viene anche definito "stare sul pezzo", sul "qui e ora". Apparentemente questo stato mentale è semplice, scontato, immediato. In realtà non è solo questione di contesto o di concentrazione. E' questione di metodo, ritmo, preparazione. Per esempio il setting è importantissimo: riuscireste a fare i conti del vostro bilancio in mezzo ad una strada trafficata, pur essendo seduti in una scrivania? Sareste in grado di controllare la vostra contabilità ascoltando della musica al massimo volume, anche se con delle cuffie? Preparare l'evento, prepararsi all'evento e organizzarsi prima che le cose accadano è un lavoro, delicato, importante che necessita di presenza e di focus.

La Kanban Board aiuta a focalizzarci, le riunioni e momenti di concentrazione cambiano di fronte a una Kanban Board e anche se molto brevi portano grandi risultati, specie se il flusso e la board è organizzata e non è all'inizio della sua conformazione. Ci sono alcune azioni e attività che avvengono solo grazie ad un atto di volontà, possiamo avere memoria, possiamo avere intelligenza, ma se non c'è la volontà di utilizzarle è come avere il computer spento! La memoria c'è, il software e l'algoritmo è nel computer, ma non ho premuto il tasto giusto e il PC è spento! La macchina non gira.

Quindi nessuna Kanban board vi salverà se si sceglie di essere distratti, svogliati o poco proattivi. La Kanban diviene utile, a volte indispensabile, solo alle persone e ai team che scelgono di voler essere performanti. Le tre attività che fanno funzionare una Kanban Board sono consapevolezza, individuazione delle attività che sono rilevanti, avere una visione d'insieme delle cose che accadono. Cerchiamo di considerarle una ad una.

Essere consapevoli ed esercitare l'arte della consapevolezza nella nostra Kanban significa molte cose. Per esempio significa osservare le attività e le cose da fare da destra verso sinistra. Guardare alle attività e alle cose da fare dal punto di vista del risultato che ci attendiamo o auspichiamo è una pratica non comune. Verificare se i risultati ottenuti sono coerenti al sogno, o all'aspettativa, o al bisogno, o all'obiettivo, o al problema, o al tema tema che stiamo analizzando o monitorando fa la differenza! David Anderson chiama questo approccio F4P cioè Fit for Purpouse, che significa "adatto allo scopo", solo in questo modo la Kanban Board ci sarà utile. Torneremo sul concetto F4P in un'altro articolo, al momento è importante sapere che è fondamentale chiarire e chiarirci cos'è e cosa non è adatto allo scopo. Inoltre se lavoriamo in team o in gruppo è fondamentale condividerlo, visualizzarlo, osservarlo assieme, se stiamo vedendo o dando il medesimo nome alla stessa cosa. Un obiettivo dovrebbe essere il più possibile SMART (Semplice, Misurabile, "Appetibile", Riproducibile e Temporizzabile), anche su questo ci torneremo in un successivo articolo. Ora è sufficiente considerare che sono grazie a questa consapevolezza individueremo le fasi e le attività da svolgere in modo adeguato al loro svolgimento.

Individuare le attività rilevanti, cioè le attività che meritano monitoraggio e la nostra attenzione. A volte ci capita di investire tempo in cose che ci fanno piacere o ci gratificano, non considerando altre strategiche. Cosa fa la differenza in questo processo di scelta, individuare ciò che viene prima e ciò che viene dopo, o ciò che non deve essere da me preso in considerazione. In gergo Kanbaniano dobbiamo decidere quali post-it entrano nella Kanban giusta e quali stanno fuori. Questo lo facciamo di regola quando prepariamo la lista della spesa a casa prima di andare al supermercato. Prima pensiamo a cosa ci piace mangiare e poi andiamo a fare la spesa, altrimenti andremo compreremo un po di tutto e forse anche delle cose che poi non utilizzeremo. Il "Committed Point" è di fondamentale importanza per distinguere cosa entra e cosa esce dalla checklist delle cose che ho deciso di fare e di prendermi carico. E quello che non faccio, lo butto? Non lo considero? Assolutamente no, tutte quelle attività andranno inserite in una lista definita "backlog" o "Pull of Ideas", elencare il mare magno delle cose che vorreste fare o che ci sarebbero da fare o da prendere in considerazione è di per sé un lavoro, che almeno periodicamente merita la vostra attenzione, altrimenti vi potreste dimenticare di mangiare, dormire, etc... Capita mai? Quando invece decido di inserire il post-it dentro al DOING, alle cose cioè che sto facendo, è un punto di non ritorno, è come entrare in un ristorante o starsene fuori. Non è questione di giusto o sbagliato, ma semplicemente di scelta, di accettare il "costo" che la decisione comporta!

Visualizzare e osservare nell'insieme la Kanban Board da delle informazioni, delle intuizioni, delle idee che in altro modo difficilmente emergerebbero. E' un po la differenza che c'è tra osservare una bella foto di un paesaggio ed essere esattamente in quel posto, vedere il paesaggio, sentire i rumori, gli odori, la luce o le nebbie o le notti. Assaporare tutto ciò da soli o insieme ad altre persone è molto differente. Creare la visione e visualizzarla e comunicarla sono fasi distinti, ma che se ad un certo punto non si uniscono e non si integrano rischiano di rimanere sogni. I sogni hanno bisogno di braccia e gambe per manifestarsi, realizzarsi e diventare realtà.

Il maggior risultato di una Kanban Board è che fa affiorare la realtà e ciò che ci raccontiamo di essa, scrivere e tenere traccia di ciò che accade, mentre accade, qualsiasi cosa stia accadendo!

La Realtà è più forte e vince sempre, la realtà domina anche sulle verità celate, individuali e collettive, magari ci vorrà tempo, ma prima o poi affiora, si evidenzia, anche nel solo prendere atto che un post-it o una attività non viene tracciata, o se tracciata resta ferma.

Buona Visione!

Evolversi per non esitinguersi !

grazie David Anderson.

 


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