Kanban F.A.Q.

Kanban F.A.Q.

Tutto quello che ancora non sai su Kanban

Perché Kanban o lavagna con cartellini?

Kanban è la parola giapponese che significa "cartellino". Il cartellino o ticket traccia le fasi di avanzamento e progressione del processo o del prodotto o del servizio. la Visualizzazione aiuta a condividere e in ciò avviene una riduzione degli sprechi e un aumento dell’efficienza. E’ infatti sotto gli occhi di tutti sia le Classi di Servizio (Service Level Agreement - SLA), sia i Costi di Ritardo (Cost of Delay - COD) che diventano i parametri guida per le scelte.

Kanban è semplicemente visualizzare il flusso di lavoro?

No, assolutamente! Visualizzare è solo il una delle fasi per implementare Kanban per vedere e condividere, e successivamente modellare, come funziona il processo corrente. Avere una chiara e univoca rappresentazione visiva del processo consente ai team di esaminare il flusso di lavoro e le attività da fare condividendo le priorità con policy certe.

A che serve il ticket o post-it nella “Kanban board”?

Il ticket Kanban viene utilizzato per aiutare i componenti del team a visualizzare la posizione dell’attività in corso (work item), se la stessa ha dei blocchi individuando esattamente in che fase del flusso di lavoro è posizionata. Una volta che il team ha visualizzato i ticket di lavoro nelle colonne delle attività, vi possono essere delle linee (swimline) se attività vanno in parallelo in aree o reparti diversi, per classificare o raggruppare le attività interdipendenti l’una dall’altra o all’interno della stessa swimline o all’esterno, anche dell’Azienda.

Perché  è necessario limitare i Work-in-Progress (WIP)?

Il controllo del numero di elementi di lavoro (work item) all’interno di ogni fase del processo riduce le code, i tempi di completamento della fase o la quantità di tempo necessario affinché un item passi allo step successivo attraverso la Kanban board. La limitazione del WIP aiuta i team a concentrarsi sulle attività da priorizzare e completare prima di passare ad una attività successiva.

Perché misurare e gestire il flusso?

Dando visibilità e trasparenza al flusso di lavoro, adottando dei limiti WIP, i team possono individuare accuratamente e con maggior precisione l'efficienza dei loro processi, i costi e le classi di servizio. Possono determinare in quale fase del processo vengono create le attività, se le attività vengono bloccate e se i membri del team stanno operando a una capacità ottimale o sono sovraccarichi. Raccogliere le metriche di processo, i tempi di attraversamento complessivi, piuttosto che delle singole fasi, come i tempi del ciclo di produzione o i tempi di consegna, consentiranno ad analizzare ciò che può essere migliorato nel processo attuale. La presenza di metriche e di un processo visivo rende più facile per i team individuare i colli di bottiglia, punti deboli del processo e implementare le modifiche necessarie per perfezionarlo, condividendo obiettivi e priorità.

Perché è fondamentale rendere esplicite le Policy e i criteri?

Le Policy o regole che il team e l’Azienda si da per compiere un processo sono fondamentali per i singoli componenti del team che dei singoli. Stabilire esplicitamente le regole aiuta una comprensione comune all'interno del team su come il lavoro deve essere eseguito e quali sono le aspettative sugli output di ogni fase del processo e il risultato finale. Le Policy fungono da check list di controllo per il team per garantire coerenza e qualità nell'esecuzione del lavoro. Le Policy vanno esplicitate in modo che tutti i membri del team possano vederle e ricordarle facilmente reciprocamente. Le regole sono fatte per essere adattate e aggiornate alla prima retrospettiva utile, se una policy non funziona.

Perché utilizzare dei modelli nelle le riunioni?

Le riunioni hanno come obiettivo quello di riconoscere lo stato dell’arte e le opportunità di miglioramento per il raggiungimento del risultato atteso al miglior rapporto qualità/tempo.
I team devono sforzarsi di fare riunioni efficaci, attraverso il “Daily stand up meeting” la riunione giornaliera breve 10-15’; il “replanishment meeting” della durata di non più di un ora e le retrospettive che a seconda dell’ordine del giorno e degli obiettivi devono avere cadenze adeguate allo scopo. Le riunioni hanno come obiettivo mantenere vivo e vitale la mappa del Valore del Flusso (Value Stream) attraverso una modellazione che il team sceglie come Indicatore di Performance (KPI) per condurre un esame approfondito del processo e delle singole sue fasi. Value Stream Mapping aiuta i team a concentrarsi sulle attività che aggiungono valore al loro lavoro e ai processi in corso; aiutano il team a identificare le attività dispendiose e quali debbono essere eliminate o messe in coda in ordine di priorità.

Da cosa partire per iniziare con Kanban?

“Inizia con quello che fai ora” come dice David J. Anderson, “Kanban non è una metodologia di sviluppo del ciclo di vita del software o un approccio alla gestione del progetto. Richiede che sia già in atto un processo in modo tale che Kanban possa essere applicata per modificare in modo incrementale il processo sottostante.”

Applicare da subito Kanban?

I team non dovrebbero introdurre modifiche al loro processo subito, prima il processo va analizzato e studiato com’è, poi, con l'implementazione di Kanban, si cominciano a tagliare le inefficienze e gli sprechi ovvero i MUDA, termine con cui i Giapponesi indicano le attività inutili. Poi iniziare a modificare gradualmente il processo mentre si raccolgono dati e metriche sul flusso attuale di lavoro e sull'efficienza del team.

Come essere Kaizen?

Accettare di perseguire un miglioramento incrementale e evolutivo, ovvero essere Kaizen, come dicono i Giapponesi, è un arte di vita, dal sapore sottile se non si apprezza il miglioramento. Una caratteristica peculiare di Kanban è che non introduce o richiede cambiamenti radicali immediati, ma trova la sua facile applicabilità e vittoria (quick win) in cambiamenti incrementali progressivi e piccoli che consentano una minore resistenza da parte dei membri del team, dell’organizzazione e aziendali. Questo approccio rende più veloce e più efficace il cambiamento positivo.

Perché è importante rispettare le regole?

Rispettare il processo, i ruoli, le responsabilità e i titoli correnti non solo del team di lavoro, ma soprattutto del prodotto e servizio attraverso delle Classi di Servizio del medesimo (Service Level Agreement - SLA) consente di avere una interlocuzione chiara con il cliente finale e con il cliente
interno. Implementare Kanban non richiede una modifica dei ruoli e delle responsabilità del team o l'imposizione di titoli o delle linee di produzione, non richiede - neppure - un cambiamento immediato nel processo. Spetta al team decidere quali sono i ruoli da modificare per migliorare il processo e quando è necessario un cambiamento nel Questo approccio consente alle squadre di metabolizzare facilmente i cambiamenti in quanto sono più gestibili e meno imposti dal vertice.

Quanto sono importanti il coaching e la leadership nell’applicazione di Kanban?

“Exempla tradunt” dicevano i latini, qui in zona si usa spesso la frase “il pesce puzza dalla testa”. É fondamentale incoraggiare e praticare il coaching, il feedback e atti di leadership a tutti i livelli dell’organizzazione. Questo è la chiave del successo quando si applica il metodo Kanban.
Kanban amplifica ed evidenzia le responsabilità, con i dati che emergono sia a livello di processo che di work item il tutto diventa sempre più trasparente ed evidente, i team devono assumersi la responsabilità di essere artefici del cambiamento e della responsabilità di migliorare in meglio: “evolversi o morire” dice un vecchio adagio. Le iniziative o le direttive efficaci non provengono da un capo o da un manager, ma una responsabilità collettiva e diffusa che si manifesta in Intelligenza Collettiva. Ogni membro del team è incoraggiato a prendersi la responsabilità di proporre idee e guidare iniziative di miglioramento dei processi, dei prodotti, dei servizi per migliorare continuamente i propri modi di lavorare e, di conseguenza, le persone che lavorano con te e l’Azienda.

Come sviluppare una Personal Kanban?

Acquisendo le conoscenze di base di come funziona questo metodo AGILE e altamente efficace, possiamo sviluppare la propria Kanban personale, non solo diventare ambasciatori Kanban in altri team. Possiamo trarre ispirazione o fornire ispirazione da tutti coloro che usano il modello nel nostro team o in altri team. Il contagio Aziendale è iniziato, se da risultati chi vuole fermarlo?
E’ possibile confrontare i lavori delle diverse Kanban board dei diversi team. La tua Kanban ti aiuta a tenere la rotta, iniziare la tua road map, perseguendo efficienza ed efficacia secondo un approccio Kaizen: miglioramento incrementale continuo personale e del team.


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