Corso Kanban - ProtoKanban

Corso Kanban - la ProtoKanban

Cos'è una PROTO KANBAN BOARD?

Una protoKanban Board è una superficie su cui appendere dei POST-IT .

Come usi i post-it? per quali funzioni o attività ?

Nell'articolo "Come mettere in ordine le idee" abbiamo visto come utilizzare i post-it, un pennarello e una lavagna a fogli mobili grande 70x100 cm, vi suggerisco di mettere il foglio in orizzontale, in questo modo la distribuzione delle colonne nella vostra Kanban sarà più efficace. In alternativa al foglio A0 potreste usare una parete o le ante dell'armadio o qualsiasi superficie che vi consenta di appendere dei post-it e di renderli visibili.

I 3 ingredienti base di ogni Kanban board (board in inglese significa lavagna, ecco spiegato il foglio A0) sono: post-it, pennarello a punta grossa e lavagna, anche se da soli non sono sufficienti per ottenere un qualcosa che funzioni. E' come se pensassimo ad un automobile con il motore (post-it), la benzina (il pennarello) e la carrozzeria con le ruote (la lavagna) separatamente. Sappiamo bene che un automobile è molto di più dei suoi singoli pezzi, soprattutto ci porta in luoghi in cui i singoli pezzi, neppure lontanamente, potrebbero!

La 1^ Kanban board che si realizza non è mai semplice, è come il primo viaggio: ho la macchina, compro la benzina, ho una meta, ma devo prendere confidenza con la guida, con le misure, con le distanze, con lo stress derivato dalla tensione di guidare un mezzo che potrebbe sfuggirmi di mano. La Kanban board è un po tutto questo e molto di più se inizio ad osservare e precisare la meta che voglio raggiungere con la mia automobile: mare? montagna? lago? collina? o un semplice giretto "giringiro"?

Visualizzare la meta, schematizzare le tappe, che cosa caricare in macchina, quanta benzina, quanti soldi, che tipo di valige e vestiti che mi porterò appresso, ci indica cosa staremo facendo mentre viaggeremo, tutto questo insieme di attività costituisce il DOING della nostra Kanban. A volte ci è utile utilizzare un foglio di quaderno e disegnarci sopra uno schema, una mappa o semplicemente delle parole che ci ricordano che cosa dobiamo considerare e tener conto per affrontare bene il nostro viaggio.

I nostri viaggi, le mete toccate, visitate a volte le appendiamo al frigorifero con una calamita o un nastro adesivo, a volte sono nostri, a volte di amici e in un certo modo ci invitano a viaggiare o a riprendere un viaggio, una vacanza, fondamentalmente per star bene! La Kanban board ha lo stesso scopo e obiettivo: STARE BENE o STARE MEGLIO! Non sempre per star meglio abbiamo una chiara visione o idea di come fare, che cosa fare, abbiamo un'intuizione che è possibile in qualche modo, ma non abbiamo ancora strutturato come e a volte il che cosa fare è confuso, contraddittorio. Apparentemente un viaggio in una meta di vacanza ripetuto in anni diversi è sempre uguale, anche se bastano piccoli dettagli (gli amici, le condizioni meteo, il periodo, la tensione accumulata nell'anno) per fare la differenza e lasciarci dei ricordi indelebili: positivi o negativi. Sono i dettagli che fanno la differenza e a volte non li identifichiamo, un pò perché accadono velocemente e a volte perché non sono dipendenti dalla nostra volontà o almeno apparentemente.

La prima Kanban board non la si scorda MAI! E quasi sempre è una PROTO KANBAN. Perchè non sono ancora consapevole di tutti i dettagli che ogni post-it comporta, di tutte le fasi di cui è composta un'attività, con chi svolgerò quell'attività e qual'è il desiderio che muove tutto il contesto. In una PROTO Kanban cominciano a delinearsi almeno altre tre cose: 

  1. una o più swimingline orizzontali, cioè delle "piscine" orizzontali, delle righe, al cui interno si muovono le attività che ogni post-it testimonia e monitora. Potremmo dire che la piscina è l'autostrada in cui la nostra automobile si sta muovendo verso l'agognata meta di vacanza, in autostrada ci sono dei sensi di marcia che permettono ad ogni automobile di procedere per raggiungere l'obiettivo.
  2. una o più colonne verticali (buffer), determinano le fasi delle diverse attività, potremmo - proseguendo nell'esempio dell'automobile e della nostra vacanza - c'è una stazione di partenza (casa nostra), un casello dell'autostrada di ingresso, delle stazioni di rifornimento, un casello di uscita. Il passare da una fase ad un altra determina un flusso e un senso di marcia. L'insieme di tutte queste attività costituisce il DOING della nostra Kanban board.
  3. infine - essenziale - è la meta il raggiungimento dell'obiettivo, del luogo della nostra vacanza e soprattutto goderci della stessa. Questa in termini di Kanban è inserita nella colonna dei (DONE). Se non avessimo deciso dove arrivare, forse non saremmo mai partiti; questo è uno dei motori delle nostre attività: definire l'obiettivo, la meta, il risultato atteso o desiderato.

Cosa accade quindi nella nostra Kanban board? I post-it dopo essere stati scritti, cominciano a spostarsi a muoversi, come l'automobile che partita da casa, passa dal casello d'ingresso dell'autostrada, si ferma a prendere un caffè ristoratore e riprende per arrivare alla meta. Nel post-it  comincio a tenere traccia di alcune informazioni utili o "curiose", per esempio a che ora sono partito da casa, a che ora ho preso l'ultimo caffè, se ho il serbatoio pieno, se ho olio, a che ora sono arrivato alla meta desiderata. Questa la funzione dei post-it sono un cruscotto, come quello dell'automobile, che mi da la temperatura del motore, quanti chilometri e se ho il telepass, il permesso di passare al casello senza fermarmi del tutto! Vi sembra poco? A volte non teniamo traccia di cosa accade nel nostro viaggio e possono capitare degli inconvenienti. Possiamo anche preparare male il nostro viaggio, magari pensando che andare in una meta vicino casa, sia la stessa cosa che andare a 1.000 km di distanza. E così ci raccontiamo che ci accadono degli inconvenienti, che siamo rimasti senza benzina o che pioveva e che le ruote non hanno tenuto in una curva presa ad una velocità azzardata.

Se in auto fossimo da soli e vivessimo un pò alla Jhon Wayne sul nostro cavallo, forse il tutto non ci sconvolgerebbe più di tanto e diremmo "se la vie". In realtà spesso c'è un passeggero, a volte un amico, un compagno/a, un figlio, un bambino, dei bagagli, dei pacchi, delle consegne da fare e delle mete da raggiungere perché non siamo esattamente in vacanza, ma stiamo correndo di fretta a lavoro o da lavoro. Ed esserci dimenticati di fare un banale tagliando all'auto potrebbe trasformare il viaggio o la trasferta in tragedia.

La svista, l'errore, la "tragedia" a volte accade perché siamo sbadati, distratti o semplicemente ci sono tante cose da fare e non guardiamo attentamente l'obiettivo: raggiungere la meta della vacanza sani, salvi, in salute e contenti! IMPOSSIBILE? Beh, la Kanban Board aiuta a farlo e lo fa meglio se la si guarda da destra verso sinistra. Se ho chiaro la meta, l'obiettivo, il risultato, ne sono consapevole e lo osservo, meglio capisco e/o intuisco il processo e le varie attività che devo svolgere per realizzare ciò che ho in mente, raggiungere il prodotto o il servizio desiderato.

Puoi utilizzare una Proto Kanban ogni qualvolta non hai ben chiaro cosa c'è da fare per raggiungere un'obiettivo, una meta o un risultato! Puoi fare una proto Kanban in qualsiasi modo ti è utile farlo! Puoi utilizzare la Proto Kanban per tutte le riflessioni che quella situazione merita, prima o dopo; tendenzialmente meglio prima che le cose accadano e soprattutto durante, in questo modo il cruscotto della tua automobile ti dirà se stai surriscaldando il motore, correndo troppo, se hai i fari accesi o spenti, se hai benzina, anche se SOLO TU potrai decidere se i pneumatici sono adeguati alla strada che stai percorrendo e alla stagione!


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